Как VK Tennis Academy намали административната работа зад всяка резервация

Владислав Караджов е играл за националните отбори на България до 14 и до 16 години, преди да основе VK Tennis Academy. Той знае как се изгражда играч. Това, което замалко да го спре, беше администрацията зад всяка тренировка.

Това е неговият разказ за това какво се промени, с негови думи.

Стотици съобщения седмично за една резервация

Преди академията да премине към платформа за резервации, всяка резервация започваше с разговор.

"Клиентите ми пишеха във Viber, говорехме по телефона, стотици съобщения всяка седмица. Беше дълго разменяне на съобщения - влизах, проверявах моя график и графиците на колегите ми. Така че беше просто много комуникация във Viber или други канали." - вижте пълния отзив в G2.

След това идваше частта, която никой не вижда.

"Записвах всяка една тренировка, първо в бележки, после в Excel. Като цяло беше много административна работа само за да запиша една тренировка."

Всяка резервация се въвеждаше два пъти. Свободното време на всеки треньор се проверяваше ръчно. Всеки въпрос на родител чакаше основател, който обикновено беше на корта и тренираше.

Ако това ви звучи познато, то е защото това е нормата. Повечето академии стигат до приложение за съобщения и таблица, защото и двете са безплатни и работят добре при десетина клиенти. Нито едното не оцелява срещу списък с чакащи.

Проблемът никога не е бил търсенето

Най-полезното, което Владислав казва, изобщо не е за софтуер. То е за това къде всъщност беше таванът.

"Като нова академия с качествена услуга постоянно виждам, че имаме търсене, и то много. Но една от причините да не можем да отговорим на това търсене само с темпото, с което идваше, беше, че всичко беше твърде бавно и изтощаващо. Това наистина задавяше процеса и в някакъв момент ме доведе и до прегаряне."

Прочетете го отново. На академията не й липсваха хора, които искат да тренират. Липсваха й часове, в които основателят да им отговори.

Това е различен проблем от този, който повечето собственици мислят, че имат, и има различно решение. Повече маркетинг само би влошил нещата. Академията се нуждаеше от начин търсенето да се превръща в резервации, без да минава през телефона на един човек.

Какво се промени: клиентите резервират, плащат и управляват всичко сами

Решението беше резервацията изцяло да излезе от разговора.

"Сега хората могат да резервират изцяло сами. Маркетинговият ни уебсайт е свързан с платформата за резервации, така че хората виждат, първо, кой е техният треньор. Второ, могат сами да проверят свободните часове. Могат да платят изцяло през платформата и като цяло това много ми облекчи административната част."

Целият път, който нов играч извървява сега:

"Потребителят може да влезе, да се регистрира, да резервира тренировка, да види различните програми, които предлагаме, да купи една тренировка или абонаментен пакет и после да дойде на корта с всичко уредено, а всичко може да следи на телефона си с едно докосване, без да чака да му отговорим след три, пет или десет дни на съобщение."

Три, пет или десет дни. Това е числото, върху което си струва да се замислите. Това не е провал в обслужването, а това, което се случва, когато единственият човек, който може да потвърди час, е същият, който води тренировката. Всеки от тези дни е семейство, което решава дали да потърси на друго място.

Най-ясното доказателство идва по средата на видеото, в което Владислав говори, докато стои на собствения си корт.

"Както виждате, в момента съм тук, на корта, защото не се налага да отговарям на съобщения във Viber."

Клиентите забелязаха още преди да дойдат

Резервирането на самообслужване направи нещо, което академията не беше планирала. То промени първото впечатление.

"Получавам положителна обратна връзка, че клиентите са изключително изненадани, че съществува такава услуга, толкова професионално разработена в тази сфера. Това, че са влезли в 1club, видели са нашия сайт и са си помислили, че изглежда супер професионално, много добре поддържан, страхотен дизайн, чисто, всичко е ясно и лесно за навигация. И после са били още по-впечатлени, че могат да резервират тренировка от там, както за детето си, така и за себе си."

За млада академия, която се конкурира с утвърдени клубове, това е по-важно, отколкото изглежда. Родител, който избира къде да запише детето си, има малко информация, на която да се опре. Изчистен сайт, на който може да види треньора, да избере час и да плати с няколко докосвания, показва сериозна организация. Чат във Viber - не.

Резервирането е първото, което клиентът преживява. За много академии то е единственото, което преживява, преди да реши.

Какво могат да научат другите академии от това

Конкретиката е на Владислав. Закономерността - не.

Разберете дали таванът ви е търсенето или времето за отговор. Пребройте запитванията, които сте получили миналия месец, и тези, на които сте отговорили до ден. Ако разликата е голяма, повече разходи за маркетинг няма да ви помогнат.

Покажете свободните часове на хората, вместо да ги пазите при себе си. Ако родител трябва да пита какво е свободно в четвъртък, сте добавили стъпка, която струва ден и на двамата.

Нека плащането се случва в момента на резервацията. Събирането по-късно означава гонене по-късно.

Свържете уебсайта със системата за резервации. Клиентите на Владислав дойдоха заради сайта и останаха, защото можеха веднага да действат чрез него. Сайт-визитка, който завършва с контактна форма, пропилява тази възможност.

Отчитайте часовете, които харчите за графици, като реален разход. Както казва Владислав: "1club ми спестява много главоболия, много безсънни нощи и лягане късно само за да правя графици и да отговарям на съобщения."

Той вижда резултата по-широко от спестената администрация.

"1club организира бизнеса и следователно му помага да расте, което може само да облагодетелства цялата общност - както нас, които предлагаме тенис услугата и тренировките, така и клиентите, които я ползват, и в резултат повишава общото използване и качество."

Изгледайте цялата история на Владислав: видео отзив на VK Tennis Academy

Управлявайте академията си без безкрайни съобщения

VK Tennis Academy не се нуждаеше от повече търсене. Трябваше да спре да бъде тясното гърло между играча и корта.

1club е софтуер за управление на тенис клубове, изграден около AI, който обработва резервациите, графиците на треньорите, абонаментите и плащанията на едно място, с Клиентски портал, който играчите ви наистина искат да използват.

Заявете демонстрация. Тридесет минути, с вашите програми и вашите треньори.

Започнете безплатно. До 100 активни клиенти, без кредитна карта.