Cómo VK Tennis Academy redujo el trabajo administrativo detrás de cada reserva

Vladislav Karadzhov jugó en las selecciones nacionales sub-14 y sub-16 de Bulgaria antes de fundar VK Tennis Academy. Sabe cómo formar a un jugador. Lo que estuvo a punto de frenarlo fue el trabajo administrativo detrás de cada sesión de entrenamiento.

Este es su relato de lo que cambió, en sus propias palabras.

Cientos de mensajes a la semana para reservar una sola sesión

Antes de que la academia pasara a una plataforma de reservas, cada reserva empezaba con una conversación.

“Los clientes me escribían por Viber, hablábamos por teléfono, con cientos de mensajes cada semana. Era un ir y venir constante: yo entraba, revisaba mi agenda y la de mis compañeros. Así que era muchísima comunicación por Viber o por otros canales.” - lee la reseña completa en G2.

Luego venía la parte que nadie ve.

“Anotaba cada sesión, primero en notas y después en Excel. En general, era muchísimo trabajo administrativo solo para reservar una sesión de entrenamiento.”

Cada reserva se registraba dos veces. La disponibilidad de cada entrenador había que revisarla a mano. Cada pregunta de los padres quedaba esperando a un fundador que casi siempre estaba en la cancha, dando clase.

Si te suena, es porque es lo habitual. La mayoría de las academias terminan creciendo sobre una app de mensajería y una hoja de cálculo, porque las dos son gratis y funcionan bien con diez socios. Ninguna sobrevive a una lista de espera.

El problema nunca fue la demanda

Lo más valioso que dice Vladislav no tiene nada que ver con el software. Tiene que ver con dónde estaba realmente el techo.

“En una academia que empieza y ofrece un servicio de calidad, veo una y otra vez que tenemos demanda; de hecho, tenemos demanda de sobra. Pero una de las razones por las que no podíamos responder a esa demanda al ritmo al que llegaba era, sencillamente, que todo era demasiado lento y agotador. Atascaba todo el proceso y, en cierto momento, también me estaba llevando al agotamiento total.”

Vuelve a leerlo. A la academia no le faltaba gente con ganas de entrenar. Le faltaban horas para que su fundador pudiera responderles.

Es un problema distinto del que la mayoría de los dueños creen tener, y su solución también es distinta. Más marketing lo habría empeorado. Lo que la academia necesitaba era una forma de convertir la demanda sin que todo pasara por el teléfono de una sola persona.

Qué cambió: los socios reservan, pagan y lo gestionan todo por su cuenta

La solución fue sacar la reserva de la conversación por completo.

“Ahora la gente puede reservar completamente por su cuenta. Nuestro sitio web está conectado con la plataforma de reservas, así que primero pueden ver quién va a ser su entrenador. Segundo, pueden consultar ellos mismos los horarios disponibles. Pueden pagar todo a través de la plataforma y, en general, esto me facilitó muchísimo la parte administrativa.”

El recorrido completo que hace ahora un jugador nuevo:

“Un usuario puede iniciar sesión, registrarse, reservar una sesión, ver los distintos programas de entrenamiento que ofrecemos, comprar una sesión suelta o un paquete de suscripción y luego presentarse en la cancha con todo resuelto. Y puede seguirlo todo desde su teléfono con un solo clic, sin esperar tres, cinco o diez días a que respondamos un mensaje de texto.”

Tres, cinco o diez días. Esa es la cifra en la que vale la pena detenerse. No es un mal servicio: es lo que pasa cuando la única persona que puede confirmar un horario es también la que está dando la clase. Cada uno de esos días es una familia que se pregunta si buscar otra opción.

La prueba más clara llega a mitad del video, cuando Vladislav habla de pie en su propia cancha.

“Como pueden ver, ahora mismo estoy aquí en la cancha porque no tengo que responder mensajes en Viber.”

Los socios lo notaron antes de poner un pie en la academia

La reserva autogestionada logró algo que la academia no había planeado: cambió la primera impresión.

“Me han llegado comentarios muy positivos de clientes sorprendidísimos de que exista un servicio así, tan profesional en este ámbito. Visitaron 1club, vieron nuestro sitio web y les pareció superprofesional, muy cuidado, con un gran diseño, limpio, todo claro y fácil de navegar. Y luego se quedaron todavía más impresionados al ver que podían reservar una sesión desde ahí, tanto para su hijo como para ellos mismos.”

Para una academia joven que compite con clubes consolidados, eso importa más de lo que parece. Un padre que está eligiendo dónde llevar a su hijo tiene muy poca información para decidir. Un sitio web limpio, donde puede ver al entrenador, elegir un horario y pagar en un par de toques, transmite que detrás hay un negocio serio. Un hilo de Viber, no.

La experiencia de reserva es lo primero que vive un socio. En muchas academias, es lo único que vive antes de decidirse.

Lo que otras academias pueden aprender de esto

Los detalles son de Vladislav. El patrón, no.

Averigua si tu techo es la demanda o el tiempo de respuesta. Cuenta las consultas que recibiste el mes pasado y las que respondiste en menos de un día. Si la diferencia es grande, invertir más en marketing no te va a ayudar.

Pon la disponibilidad a la vista de todos, en lugar de guardarla tú. Si un padre tiene que preguntar qué horarios hay libres el jueves, eso es un paso de más que les cuesta un día a los dos.

Cobra en el momento de la reserva. Si cobras después, después te toca perseguir el pago.

Conecta el sitio web con el sistema de reservas. Los socios de Vladislav llegaron por el sitio y se quedaron porque podían hacerlo todo desde ahí al instante. Un sitio web tipo folleto que termina en un formulario de contacto desperdicia esa oportunidad.

Cuenta las horas que dedicas a organizar horarios como un costo real. Como dice Vladislav: “1club me ahorra muchos dolores de cabeza, muchas noches sin dormir, acostándome tarde solo para hacer horarios y responder mensajes.”

Él describe el resultado en términos que van más allá del ahorro administrativo.

“1club organiza el negocio y, en consecuencia, lo ayuda a crecer, lo que solo puede beneficiar a toda la comunidad: tanto a nosotros, que ofrecemos el servicio de tenis y los entrenamientos, como a los clientes que lo usan. Y eso, a su vez, aumenta el uso y la calidad en general.”

Mira la historia completa de Vladislav: testimonio de VK Tennis Academy

Dirige tu academia sin tanto ir y venir

A VK Tennis Academy no le hacía falta más demanda. Le hacía falta dejar de ser el cuello de botella entre un jugador y una cancha.

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